Breve guía para la confección del briefing

¿Qué es el briefing?

Es el documento que describe la acción de marketing. Una selección ordenada y creativa de datos que permitirán definir los objetivos de participar en la feria. A través de este documento se empieza a crear una estrecha relación entre la empresa expositora y la proveedora del servicio de diseño y montaje del stand.

Un buen briefing deberá ser breve,  pero a la vez tan extenso como sea necesario. En otras palabras, su extensión dependerá de cada proyecto.

Algunos errores cometidos a la hora de su confección

Tiempo:

Demasiadas reuniones o muy pocas para definirlo. Mucho tiempo perdido con cuestiones secundarias. Falta de tiempo para el desarrollo creativo y a veces, mucho, disminuyendo el interés y entusiasmo del equipo. Muchas veces, nos encontramos expositores que realizan un briefing muy idealizado, basándose en muchos stand vistos en diversas ferias, y en el momento en que se les presenta el proyecto, junto con los costes de realizarlo (respondiendo a ese briefing), los costes asustan.

Regateo:

No es raro el caso en que el expositor piensa que la empresa exige un precio muy alto y llega a la conclusión de que el precio está inflado.  En estos casos lo usual es que realice una especie de «regateo» tras escoger el proyecto que más le gustó. De esta forma todos perdemos el tiempo. Parches, reclamaciones, exigencias, comparaciones… ¿No cuadra? No siga adelante. Se busca el fallo y sólo después se continúa con el proyecto.  

Caos:

Algunos briefings se caracterizan por estar abarrotados de detalles de todo tipo. Toma muchísimo tiempo (y consecuentemente recursos), su confección y posterior lectura y comprensión. Existe un fallo en la extensión, además de falta de enfoque u objetivo. Todos los detalles se tornan importantes; dejando en segundo plano el objetivo de la participación. Este tipo de documentos, tiende más a confundir que a aclarar algo.

Incompleto:

Es el briefing que presenta ausencia de datos o datos incompletos, dejando mucho espacio para el pensamiento creativo de los diseñadores. Como resultado, no se sabe cómo atender las expectativas del expositor, pues no consiguen captarlas al leer el briefing.Cuando falta información, la creatividad puede volar demasiado lejos del objetivo. Un briefing  incompleto, se traduce en un diseño de stand que no convence.  Hay ocasiones en que las idas y venidas con ideas de proyectos y cambios en el diseño se tornan realmente engorrosas. Se sacrifican o rechazan muchas ideas y sugerencias por agotamiento.

Tip: Un pequeño boceto, por rudimentario que parezca es siempre de gran ayuda

No informar el presupuesto permitido:

No existe razón para que el expositor lo omita. La empresa de montaje es la única que puede adecuar esa inversión disponible al proyecto de stand.  Un profesional y bien informado sabrá qué tipo de diseño adoptar, el material a utilizar y el estilo de mobiliario conveniente.Desgraciadamente, lo más común es que el expositor se presente sin plan o presupuesto disponible. Sólo se nos informa con desconfianza un valor, del año anterior. Tener una cifra definida, cambia mucho la situación.

Para tener en cuenta:

Muchas empresas y centenas de jóvenes diseñadores, arquitectos, ingenieros y delineantes ceden muchas veces a la dictadura de sus clientes con toda la ilusión de ampliar su cartera. Realizan infinidad de modificaciones en los proyectos y aceptan trabajar con los costes que  los expositores «entienden» como adecuados. Escoger una empresa que cede a todo, acabará por salvar sus finanzas en detrimento de la calidad del servicio.