Antes de montar un stand

Son muchas  las empresas que participan en ferias de negocios. Para esto es necesario contratar -al menos- un espacio expositivo: ¿Sabe cómo aprovechar ese espacio al máximo?La participación en ferias demanda mucha planificación, anticipación, organización y atención a los detalles, a fin de cuentas, será «la cara» que su empresa mostrará al mercado.Fases montaje ShoesRoom by Momad.

Para ayudarle a ejecutar este tipo de proyecto y montar un stand de notoria presencia, lea a continuación estos consejos que he preparado basándome en las mayores inquietudes que me confiesan los clientes que participan por primera vez en una feria.

CONFECCIONE UN BRIEFING

El primer paso para cualquier tipo de proyecto es la elaboración de un documento que contenga toda la información y directrices a seguir para su ejecución. Este documento recibe el nombre de briefing. En él deberán constar los objetivos y el perfil de la compañía para que el diseñador pueda elaborar un stand que transmita los valores de la empresa.En este documento, también se considerará todo lo relacionado con el área de comunicación visual de la compañía. Algunos de los elementos que pueden ayudar a conseguir la imagen deseada son los banners, lonas impresas y tótems. Otros elementos cada vez más en auge son las pantallas de TV y paneles de LED para realizar composiciones.Una empresa que utiliza estos elementos transmite una sensación de innovación y de conocimiento de las mejores tecnologías.Tanto la imagen comercial, como la decoración serán un reflejo de lo que esté indicado en el briefing, es importante ser detallista en su confección. Hemos confeccionado una breve plantilla que podría serle útil.

ESCOJA UN TIPO DE STAND

Básicamente existen varios tipos de stand que pueden ser utilizados en una feria:Stand básico: Confeccionado con sistemas modulares -por lo general en aluminio- que no permiten muchas personalizaciones. Es el tipo de stand que más se utiliza;Carpas o jaimas: También de configuración modular, compuesta por pérgolas, con la diferencia de utilizar lonas gruesas. Pueden ser clavadas al suelo o utilizar contrapesos;Stand mixto: Incluye elementos modulares, pero también cuenta con elementos personalizados, como lonas, vinilos o mobiliario de diseño;Stand de diseño libre: No utiliza piezas modulares y se personaliza con estructuras de madera pintada, pueden incluir suelos elevados en diversos materiales, elementos suspendidos y hasta varios niveles o plantas;Stand escenográfico: Este tipo de stand no sigue ningún patrón, se utiliza para ambientaciones temáticas y principalmente para llamar la atención de los visitantes.

PREPÁRESE CON ANTELACIÓN

Construir un stand no es algo simple y rápido, por lo tanto, no debe dejarlo para el último momento. Si lo hiciera, corre con el riesgo de recibir un proyecto de baja calidad, o simplemente, no encontrar quien lo realice. Lo ideal es comenzar a organizar la participación en una feria con tres meses de anticipación.Otro factor importante es la atención a los plazos exigidos por las empresas organizadoras. Existen unos plazos máximos para solicitar los servicios a utilizar en la feria, como electricidad, agua, desagües, electrodomésticos, seguridad y limpieza, entre otros.

PIENSE EN SUS VISITANTES

Con seguridad, será necesario un espacio para recibir a los visitantes, dotado de mesas y sillas o sofás. Es necesario informar cómo desea esta configuración a la empresa que diseñará su stand.Solicitar una pequeña sala de reuniones también suele ser esencial. Verifique si la empresa de montaje, ofrece también alquiler de mobiliario, si no es así deberá localizar otro proveedor, seguramente le podrán recomendar alguno.¿Servirá alimentos? Entonces es necesario un espacio que se adapte, como una mini cocina o almacén.Para planificarlo, es importante considerar todos los materiales que llevará y que necesiten ser almacenados: folletos,  regalos publicitarios, bebidas, bolsos y abrigos del equipo. Se procurará que esta zona sea lo más pequeña posible, ya que reducirá el espacio total del stand.

LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA LOCALIZACIÓN

En el acto de compra de un espacio en feria, procure escoger los espacios más próximos a la entrada del recinto o cerca de grandes empresas de su segmento de actuación, ya que, vuestro público será el mismo.En caso de estar agotados, las zonas próximas a los puestos de alimentación y toilettes, también pueden ser una buena opción. Lo importante es adquirir una ubicación por donde pase un gran flujo de personas, en la que se consiga una buena visibilidad.

SEA PRECAVIDO

Lleve algunas herramientas básicas al evento: cinta de doble cara, chinchetas, un pequeño martillo, tijeras… aunque el servicio de arreglo de imprevistos esté incluido, muchas veces éstos pueden demorar si hay grandes demandas. Antes de perjudicar su imagen con una letra descolgada, una esquina de moqueta levantada y vivir tensiones evitables, podrá remediarlo de forma temporal. Al finalizar el montaje, realice una inspección en su stand y verifique si existen posibles problemas que puedan subsanarse.Tras leer estos consejos, ya está preparado para participar en cualquier feria. Si he pasado algo por alto, por favor, no deje de comentar y participar en nuestro blog.

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